書類の整理には、頭の中の整理ができて、やるべきことが明確になるという
大きなメリットがあります。
特に、生活に大きな変化があったときには、大いに効果を発揮します。
どんなに大変な時でも、書類を整理すれば切り抜けられると言っても良いくらいです。
私自身、子どもの進学、自分や家族の入院、引越し、離婚、葬式など経験してきましたが、
書類を整理することで、押し寄せる山のような情報を整理し、頭の中が明確になり、
お金の準備や行動の計画を立てて乗り切ることができました。
この書類の整理術＝ファイリングは、すべての人に知ってほしいスキルだと思っています。
「綴じる」よりも「わける」が大事
ファイリングと聞くと、いかに綴じるか？に注目しがちですが、
本当の意味でのファイリングは、「わける」→「まとめる」が基本です。
つまり、ファイリング＝「綴じ方」ではなく、「書類を探しやすくする仕組みづくり」と考えます。
「綴じ方」は保管の手段であり、ファイリングの目的は「整理」です。
また、保管の手段は「綴じる」よりも「放り込む」ほうが、格段に出し入れしやすいので、
ファイル用品は「ファイルボックス」をおすすめしています。
私は、父が入院している時に、実家の書類をファイルボックスを使って整理したのですが、
母が「ものすごくわかりやすい」と喜んでくれました。
もともと実家の書類はファイルに綴じたり、バッグに保管されていました。
欲しい書類がすぐに見つからずイライラしていたそうです。
書類整理３つのポイント
書類が溜まってしまう大きな原因は、不要な書類が多いことと、しまう場所が決まっていないことです。
不要な書類が多いと、必要な書類がなかなか見つかりません。
また、しまう場所が決まっていないと、現在進行形の書類と、用済みの書類が混在し
家中のあちこちに書類が散乱してしまいます。
書類整理のポイントは
①不要な書類を取り除く
②目的や種類でわける・まとめる
③現在進行形の書類は目立つ場所に置く
この３つです。
①不要な書類を取り除く
用済みの書類やダイレクトメールなど不要な書類は処分し、
新しく入ってくる書類はその場で要不要を判断し、溜めない・持ち込まないようにします。
②目的や種類でわける・まとめる
必要な書類は、「お金」「健康」「確定申告」というように自分で探しやすいカテゴリーで分けます。
似たようなカテゴリーがいくつもあるようなら一つにまとめたり、
逆にひとつのカテゴリーが多すぎる場合はさらにわけます。
カテゴリーが決まったら、ファイル用品に収納しタイトルを付けて保管します。
繰り返しになりますが、ファイル用品は出し入れしやすいファイルボックスがおすすめです。
③現在進行形の書類は目立つ場所に置くこと
提出する書類や行事の予定などは、保管せずにあえて目立つ場所に置くようにします。
用が済んだら処分するか、参考として保菅します。
参考のために保管するならデジタル化もおすすめです。
わける・まとめる力は生きる力
書類整理とは、わける・まとめるの繰り返しです。
どのように分けると探しやすいか、管理しやすいか、家族で共有しやすいか、
手続きをもれなく滞りなく終えることができるか。
使い勝手が悪ければ、何度でも修正し、アップデートをしていくことで
より使い勝手の良いファイリングが実現します。
過去の書類ばかりではなく、現実に起こっている重要な出来事にも対応できるようになります。
小さな紙の整理ひとつが、続けることで困難を乗り越える助けになるでしょう。
ファイリングレッスンで詳しく知る
家庭の書類整理をわかりやすく解説する「ファイリングレッスン」を開講しています。
ファイルボックスを使った書類の整理術を
実物のファイル用品を見ながら学ぶ内容です。
家庭でも実践しやすいように、リーズナブルなファイル用品を使っています。
受講したその日から始める人が多い「ファイリングレッスン」を
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レッスンの詳細はこちらのリンクをご参照ください。
リクエストを頂ければ、講師自宅でのレッスンも可能です。（予約制2名まで）
会場でのファイリングレッスンの予定は、公式LINEやブログでお知らせします。
公式LINEは以下のリンクから追加してください。
https://lin.ee/LuCfZt0
ファイリングの体験会があります
こちらは、市民活動団体片づけ推進プロジェクトの主催です。
ご自宅の取扱説明書をお持ちいただき（10家電まで）、実際にファイル用品を用いて
ファイリングを体験していただきます。
出入り自由で、好きなお時間にお越しください。（予約優先）
ファイリングのやり方をお伝えします。
詳細は、片づけ推進プロジェクトのHPをご覧ください。
https://asahikawa-kataduke.jimdofree.com/
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